RoadShow szervezői útmutatás

A Budapesten szervezett konferenciáinkon többször felmerült az ötlet, hogy a rendezvény értékes előadásait az ország más pontjaira is el kellene vinni, vagy akár a környező országok magyarul beszélő területeire is el lehetne juttatni. Többször kifejtettük, hogy a konferenciák szervezőiként erre teljesen nyitottak vagyunk, azonban az ilyen RoadShow állomások csak helyi szervezőkkel képzelhetők el. Már számos sikeres ilyen rendezvényen túl vagyunk, mint ahogy ez projektek oldalunkon olvasható is.

Az alábbi rövid ismertető megpróbál abban segíteni, hogy mire lehet szükség, illetve mire kell figyelni egy ilyen rendezvény előkészítéskor, leszűrve az eddigi állomások tapasztalatait. Amennyiben sikerült felkeltenünk lehetséges RoadShow szervezők érdeklődését, leveleiket a konferencia szervezőinek email címére várjuk.

Indulás

Helyszín

Az első és legfontosabb kérdés, amire választ kell találnunk a helyszín kérdése, minden más eltörpül ehhez képest. Egy ilyen rendezvénynek kitűnő helyszínt tud nyújtani egy iskola vagy egy művelődési ház. Amennyiben nem iskolaigazgatók, tanárok, művelődési ház vezetők, vagy ezek közeli rokonai vagyunk, picivel nehezebb lesz a dolgunk. Ilyenkor érdemes felkeresni a volt iskolánkat, a helyi általános iskolákat, középiskolákat, főiskolákat, egyetemeket, művelődési házakat. Érdemes megkeresni a helyi polgármestert és a civil szervezetek képviselőit és tájékoztatni őket rendezvényünk céljairól. Fontos, hogy hangsúlyozzuk a rendezvény közösségteremtő (lokálpatriotizmus) és szakmai fejlődést biztosító (innovatív technológiák megismerésének lehetősége) voltát.

Programtervezet

A helyszín megtalálása után az első dolgunk az időpont kijelölése, majd a program összeállítása legyen. Általános szabály, hogy érdemes hétvégi időpontot választani, hiszen az előadó jelöltek is dolgoznak vagy tanulnak, a hallgatók pedig valószínűleg szintén hasonló cipőben járnak. El kell döntenünk mi a célja a rendezvénynek, kiknek szól. A program egyik legfontosabb sarokköve az előadások hossza. Egy 30 percesnél rövidebb előadás veszélyes lehet, hisz több idő mehet el az előadó bemutatására és a technikai feltételek megteremtésére, mint magára az előadásra. 90 percnél több időt pedig szinte senki sem ül végig szívesen. A szünetek hossza függ attól, hogy miért tartunk szünetet. Egy gyors előadó cserére elég lehet 5 perc szünet, "egészségügyi sétára" legalább 15 percet, míg étkezés céljából tartott szünetekre minimum 40 percet szánjunk. Most már készen állunk arra, hogy megkeressük az előadókat, el tudjuk nekik mondani, hogy mikor, hol, milyen terjedelemben és milyen témában várunk tőlük előadásokat. Ez az a pont, ahol először tudunk segíteni, hisz a konferenciáinkon bemutatkozott előadókat szívesen megkeressük és rábeszéljük a RoadShow-n tartandó előadásra.

Marketing

A különböző RoadShow állomások számára kész webhely mintánk áll rendelkezésre, mely gyorsan klónozható, és szabható testre az adott rendezvény igényeire. Így a visszatérő látogatók által már megszokott megjelenésű, a honlap elkészítésében segítő szervezők részéről pedig már jó ismerősként üdvözölt belső felépítésű honlap elkészítése nem vesz igénybe sok időt. Ami az elkészült honlap népszerűsítését jelenti, ebben egyrészt szakosztályunk lapja a Weblabor is segíteni tud, másrészt a helyi hirdetésnél semmi sem lehet jobb hatású. Egy-egy oktatási intézményben, helyi lapban elhelyezett reklámnak nagy visszhangja lehet.

Támogatók

Mivel rendezvényeink ingyenesen látogathatóak, a megvalósításához bizony támogatókra lesz szükségünk. Amennyiben a helyszínt biztosító intézményt nem sikerült megnyernünk támogatónknak, érdemes elgondolkodni azon, hogy fel tudjuk-e vállalni az esetlegesen felmerülő költségeket. Természetesen az NJSZT WFSZ is szívesen nyújt támogatást a rendezvényhez. A helyi vállalkozó szervezőknek egyrészt segíteni tudunk a konferenciáink támogatóival való kapcsolatfelvételben, másrészt helyi mecénások keresését is szorgalmazzuk.

Előkészítés

Helyszín

A teremben projektornak, vetítésre alkalmas felületnek rendelkezésre kell állnia, illetve nagyobb hallgatóság esetén a hangosítást is érdemes megoldani. Ezekben a technikai részletekben esetleg tudunk segíteni, ha a helyszínen nem megoldható. A prezentációk bemutatásához egy hétköznapi számítógép vagy egy laptop szükségeltetik, nem jellemző, hogy az előadók noteszgéppel érkeznek.

Szintén a helyszínt illeti, de már az előadók kényelmét szolgálhatja egy kis terem, ahol felkészülhetnek a prezentációikra, esetleg folyadékot vagy rágcsálnivalót vehetnek magukhoz.

Ami a hallgatók megfelelő ellátását illeti, célszerű legalább egy kis büfét biztosítani, vagy ha ez nem lehetséges, figyelmeztetni előre az érdeklődőket.

Szintén nagyon sokat számít megfelelő iránymutató táblák elhelyezése: az előadótermet, a mellékhelységet, a büfé helyét jelezve.

Regisztrációhoz kötött részvétel esetén a reggeli kezdés előtt egy pultot is kell biztosítani a megérkezők számára, ahol megkaphatják kitűzőiket, és a támogatók esetleges szóróanyagait.

Költségek

Mivel ingyenesen látogatható rendezvényt szervezünk, rangsorolnunk kell a kiadásokat fontosság szempontjából. Ezek egy része támogatásokból fedezhető (pl. kölcsön projektor, saját számítógépünk stb). Amire nem tudunk támogatást szerezni, azt az első ponton kívül nyugodtan hagyjuk el.

• első a terem és a technikai feltételek megteremtése (terem, projektor, számítógép, hangosítás, útmutató táblák)
• a kiegyensúlyozott előadói munkát segíti, ha a szervezők biztosítanak ebédet, illetve tudják állni az utazási költségeket
• a regisztrációhoz szükséges kellékek: kitűzők, névjegykártyák, reklámszatyor, program(füzet), hoszteszek
• egyéb juttatások: szendvics, üdítő, ajándékok stb

Lebonyolítás

A jó tervezés és előkészítés után már könnyebben mehet a lebonyolítás, feltéve, hogy a fent vázolt feladatokhoz megfelelő számú segítő állítható. Sokszor nem elegendő egy-két főszervező jelenléte, attól függően, hogy a fentiekből mennyi tartozik a szervezőkre (büfé biztosítása például), számos segítőre lehet szükség.

Fontos, hogy a programot a lehető legpontosabban tartsuk és a megfelelő tájékoztatást megadjuk a résztvevők részére. Praktikus lehet, ha a szervezők és lebonyolítók valamilyen megkülönböztetéssel vannak ellátva (pl. más színű névjegykártya, egységes póló), így könnyen el lehet őket érni.

Követés

Amennyiben minden jól sikerül, a rendezvény végeztével célszerű összegyűjteni az előadók fóliáit, és publikálni az erre felkészített webhelyen, hiszen minden bizonnyal sokan lesznek, akik ugyan nem tudnak elmenni a RoadShow állomásra, de az előadások iránt nagyonis érdeklődnek.